これからのDX化時代に欠かせない!ICTサポートに関する基礎知識を紹介
ICTサポートはその選び方によって導入効果が大きく変わるため、十分に注意をして選ぶことが大切です。近年ではDX化推進のためにICTを導入する企業も増えていますが、これを効果的に利用しDX化に対応できるものとする事は簡単にはできない場合も少なくありません。ICTサポートの選び方によってはなかなかうまくいかないと言うこともあるため、これを慎重に選ぶことが成功の秘訣となります。そのための知識を様々なサイトを利用して入手しておくことが、効果的な方法となっています。
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これからのDX化時代に欠かせない!ICTサポートに関する基礎知識を紹介
- この時代にICTサポートが必要な理由
- 電子化に対応する教員向けのICTサポート
- 使い方の説明だけではないICTサポートの内容
- ICTサポートを使って業務の停滞を防ぐ
- 新しいアプリケーション導入する時はICTサポートが有効
- ICTサポートは自社と外注とどっちがメリットがあるか
- ICTサポートを社員に活用してもらうために必要なルールづくり
- ICTサポートは少人数では対応できないほど大変
- プレゼン資料の作成はICTサポートの対応範囲外
- ICTサポートがないから起きるトラブルの種類
- webページの維持でもICTサポートが活用できる
- 通信販売を安定して運用するためのICTサポート
- ICTサポートに向いている人材の特徴
- ICTサポートは社外と社内と分けた方が安心できる理由
この時代にICTサポートが必要な理由
現代は高度情報化社会と呼ばれており、ITを駆使することが当たり前の状況になっています。それが不十分な状態だと競合相手に差を付けられることを避けられません。しかし、実際にはそれだけのノウハウを持っていない人もたくさんいます。そういった人材しかいない職場だと、具体的な進め方すら分からないでしょう。そこから人材を教育するという手もありますが、その間に競合相手との差はますます開いてしまいます。これを回避するには外部のリソースを有効活用しなければなりません。それこそがICTサポートであり、ノウハウの欠如を一気に埋められるというメリットがあります。自分たちでITを導入する自信がないなら、その必要性は極めて高いです。適切な環境を構築してもらえるだけでなく、現場のITリテラシーの向上に貢献してくれます。なお、ICTサポートを利用しない場合と比べて、セキュリティに関しても格段にレベルアップすることを見込めます。
電子化に対応する教員向けのICTサポート
昨今では多くの物が電子化されていますが、学校の現場でもその波が押し寄せ、これまでに無かった革新が求められています。生徒に配布するプリントやテストの用紙などはパソコンで作成し、プリンターで印刷をするのがごく当たり前となったほか、保護者への連絡も携帯電話のショートメッセージやメッセージアプリ、電子メールを使用して行われます。教育委員会などに提出する報告書はインターネット経由で送信し、様々な指示もメールで送られてきます。テストの採点は自動化が進んでおり、答案用紙をスキャナーで読み取れば自動的に採点が行われますが、最終的には教師が目視で確認するものの、業務の効率は大幅に向上しました。しかし、それらの電子化に対応するためには、まずはパソコンの使い方を覚えるのはもちろんのこと、セキュリティを万全にしながら、新たに使用するソフトウェアの操作も習得しなければなりません。そんな時に役に立つのがICTサポートで、現場のニーズに応えるべく教員向けのサービスを提供するケースが増えています。分からないところがあったりトラブルに見舞われた際にはICTサポートに問い合わせれば、迅速にソリューションを提供してもらえます。
使い方の説明だけではないICTサポートの内容
ICTサポートは、コンピュータやネットワークに関するトラブルや問題を解決するための支援を提供します。具体的な内容としては、ユーザーからの問い合わせに応じたテクニカルサポートやトラブルシューティング、ハードウェアやソフトウェアの設定やインストール、セキュリティ対策の設定や監視などが含まれます。また、ICTサポートはシステムのアップグレードやパフォーマンスの最適化、バックアップと復元の管理、データの移行や統合などの業務も行います。さらに、ユーザー教育やトレーニング、ドキュメンテーションの作成なども重要な役割です。ICTサポートは、効率的でスムーズなICT環境の維持・管理を通じて、組織やユーザーの業務を支援し、生産性を向上させる役割を果たしています。顧客とのコミュニケーションや要件のヒアリング、プロジェクト管理なども重要な要素です。継続的なサポートによって、ユーザーは円滑なICT環境を維持し、生産性を最大限に引き出すことができます。
ICTサポートを使って業務の停滞を防ぐ
It環境を構築するにあたり、多かれ少なかれ組織は負担を受けることになります。それらを自分たちで実施しようとすると、さまざまな業務に支障が出てしまう可能性は高いです。ITに明るい従業員がいなければ、業務が停滞することも十分ににありえます。売上を伸ばすために導入しようとしても、一時的に逆効果になることもあるということです。このような事態を想定して、あらかじめ対策を講じておくことが大事です。その具体的な方法としてICTサポートの利用が挙げられます。ITのプロフェッショナルが協力してくれるため、上記のような停滞が起こることを未然に防げます。自分たちは目の前の仕事に専念できますし、自然な形でアナログからデジタルに移行できます。不明な点があれば質問できるなど、予期せぬトラブルでつまずいて時間を取られることもありません。ライセンス違反をしてしまうようなリスクも回避できるので、ICTサポートを受けると無駄な出費を避けることにもつながります。
新しいアプリケーション導入する時はICTサポートが有効
新しいアプリケーションを道入する際には、様々なポイントに注意をしなければならないものです。多くの場合には業務の効率化や利便性などを意識し、利用することで効果が上がると考えてしまうことが多いのですが、これによる様々な影響も同時に考慮しなければなりません。特に経営者が陥りがちなのが機能面ばかりに注目し、現場に対する影響を意識しないことです。見た目には効率が向上しても、現場の負荷が増大してしまい実際には効率が低下すると言うケースもあるため注意が必要です。 新しいアプリケーションを道入する時には、ICTサポートを利用するのが非常に効果的なものとなっています。ICTサポートでは総合的な評価を行いながらこれらを適合させることができるため、様々な問題を合理的に排除することができるのが特徴です。機能面だけでなく利便性や利用のしやすさなども同時に評価できることから、作業性の向上とビジネス面での効率化を両立させ、スムーズに使うことができるようになります。
ICTサポートは自社と外注とどっちがメリットがあるか
ICTサポートでは常に最新の情報を把握している必要があり、何年もかけて資格を取得したとしても僅か数年で陳腐化してしまうことも少なくありません。情報をアップデートして対応することが求められており、もしも現場での要請に応えられない場合には業務が頓挫してしまうことも考えられます。多くのオペレーティングシステムでは数年に1度はメジャーなバージョンアップがあり、そのたびに新たな知識とスキルが求められるのが現状です。もしも自社でICTサポートを用意する場合には人材の育成が欠かせませんが、何度もアップグレードをするために予算や人材を割けるのかが大きなポイントです。一方、ICTサポートを外注した場合は、人材の育成は業者に任せることができ、常にトレンドを把握したスタッフが担当してくれるのもメリットです。ICTサポートを用意するには、予算や確保できる人材、社内のリソースなどを勘案して費用対効果を算出して判断することが大切です。
ICTサポートを社員に活用してもらうために必要なルールづくり
せっかくICTサポートを導入しても、現場でうまく活用されなければ意味がありません。正しく運用してもらうには社員に理解を求める必要があります。その基本的な対策としてルールづくりは重要であり、管責任者を決めて取りかかるのが理想的です。ICTサポートは単なるヘルプデスクとは異なるため、問い合わせ先という認識を持たせるのは良くありません。具体的なサービス内容を確かめたうでで、どのように使わせるのか検討してください。たとえば、ソフトウェアをインストールする際、ラインセンスの有無をチェックするというルールが考えられます。ICTサポートで正しく管理しておき、いつでもチェックの要望に対応できる体制を構築しておくのです。個人の業務に関しても、どこまで頼めるのか範囲を設定しておくと良いでしょう。些細なことで頼っていては、要となるシステム構築などが進まない可能性もあるからです。職場によって実情は異なるため、それらを洗い出すことが取り組みの第一歩になります。
ICTサポートは少人数では対応できないほど大変
ITについて詳しくない人は、どれくらいのICTサポートが必要になるのか判断しがたいです。自部門の規模に対して、一人だけで十分だと考えるかもしれません。専門家ならそれぐらい対応できるだろうと楽観視するケースがよくあります。しかし、実際には少人数では対応しきれないほど大変なケースも少なくありません。現場のIT環境にもよりますが、完全にアナログな状態の場合は大量の作業が発生します。端末の準備だけに留まらず、インターネット環境の構築やセキュリティ面の対策なども行わなければなりません。これらの作業を進めるにあたり、課題が見つかることもよくあります。たとえば、想定していたプロバイダのサービス対象外の地域だと分かる可能性もあるでしょう。さまざまな事態に備え、ICTサポートのスタッフはある程度の数を確保することが基本となっています。予算の節約のために数を減らすと、長引いてしまって余計に出費が増えることも十分にありえます。
プレゼン資料の作成はICTサポートの対応範囲外
ICTサポートを頼りにしている組織が増えていますが、それに伴って勘違いする人も多くなっている実情があります。ITが少しでも関係すれば、どのようなことでも任せられると考える人がいるのです。したがって、対応範囲を最初に明確にしておくことも重要なポイントになります。たとえば、プレゼンに使用する資料の作成は対応範囲に含まれていません。作成に必要な環境を整備するところは含まれますが、内容に関しては対象となっています。それにもかかわらず、ICTサポートに丸投げしようとする人がいることも事実です。特に年配者にとっては区別がつきづらく、タイピングが苦手という理由で依頼してくるケースなども見受けられます。契約の内容によって具体的なラインは異なりますが、それらは組織側の工夫で対処してもらうことが一般的です。その過程でソフトウェアの運用手順やシステム面に不明な点があれば、ICTサポートの出番になるというわけです。
ICTサポートがないから起きるトラブルの種類
近年様々な分野でICTの導入が進んでおり、ビジネスの分野だけではなく教育の分野でもひろがりつつあります。
しかし、ICTを単に導入すればよいというわけではありません。
ICTと同時にICTサポートも導入しないと様々なトラブルが生じます。
ここではICTサポートがないために起こりうる紛争事例について解説します。
まずは誤操作による情報等の流出です。
例えば、学校教育でもタブレットを使った教育がなされることが多くなっていますが、教員にきちんと操作方法を研修等を通じて理解してもらう必要があります。
このようなサポート体制をしていないと、本来生徒が見るべきではない情報を閲覧できる状態にしてしまうという事態が起こり得ます。
次にエラーが出たときにICTサポートがないと復旧に時間がかかるという問題もあるでしょう。
何らかのエラーがでてICTが使えない状況が出ても、支援制度があれば復旧までさほど時間がかかるませんが、支援がないと現場で解決方法を発見しないとだめだからです。
webページの維持でもICTサポートが活用できる
生徒と保護者へのお知らせや案内のため、自校用のWebサイトを作成し、管理している学校も多いのではないでしょうか。
さまざまな閲覧者に情報を提示できるWebサイトは便利な一方で、保守や管理などの維持が課題になります。
専門的な知識がないと難しいWebサイトの維持も、ICTサポートを利用すれば適切に管理することができるようになっています。
ICTサポートはネットワークに関連する多種多様な業務を手掛けており、Webサイトの管理もその一つです。
学校の公式サイトとして運用を続ける場合には、継続的なドメインやサーバーの確保が必要です。
さらに使い方によってはDBの設定やメールサーバーの管理なども求められるでしょう。
ICTサポートでは初歩的な管理はもちろんのこと、各種サポートを実施することができます。
定期的なメンテナンスを管理を続けることで、継続して情報の提供を行い、学校について広く知ってもらうことができるようになっています。
通信販売を安定して運用するためのICTサポート
通信販売を安定して運用するためには、ICTサポートが欠かせません。
まず安定したネットワークインフラを整備することが重要です。
高速かつ信頼性の高いインターネット接続を確保し、通信販売サイトやデータベースへのアクセスが円滑に行えるようにする必要があります。
ICTサポートではセキュリティ対策も重要です。
顧客情報や取引データなどの重要な情報を保護するため、ファイアウォールやセキュリティソフトウェアの導入、定期的なセキュリティチェックなどを行う必要があります。
情報漏洩や不正アクセスに対する対策策定や対応体制の確立も重要です。
サイトの運用においては、顧客との円滑なコミュニケーションを図るためのツールも必要です。
チャットボットやオンラインチャット機能などを活用して、顧客の問い合わせに迅速かつ適切に対応することができます。
注文処理や在庫管理、発送業務などを効率的に行うためのシステムも重要です。
オーダーマネジメントシステムや在庫管理システムなどを導入し、自動化や効率化を図ることで、運用の安定性と効率性を向上させることができます。
定期的なシステムメンテナンスやバックアップの実施も忘れてはなりません。
システムの障害やデータの損失を防ぐために、定期的なバックアップとシステムの最新化を行うことが重要です。
ICTサポートに向いている人材の特徴
ICTサポートの人材が広く募集されていますが、誰でも簡単に応募できるわけではありません。
少なくとも自分に適性があるのか、しっかり見極めることが求められます。
適性として重要なのは、ITに関する知識を十分に持っていることです。
ネットワークの設計やセキュリティ対策をはじめとして、さまざまなIT関連の業務に携わることになるでしょう。
そのたびに立ち止まって勉強し直していては、少しも業務をスムーズに進められません。
また、手際が良いこともICTサポートの人材に欠かせない素養です。
パソコンを使った作業しかないと思われがちですが、現場にいる人たちにレクチャーする作業なども業務に含まれます。
そのための資料制作も担当するなど、基本的に複数の業務を並行して進めなければなりません。
よって広い視野を持って、手早く進めていけることも必須の条件といえます。
ITは発展が盛んな分野なので、最先端の実情を学ぼうとする積極性も不可欠です。
ICTサポートは社外と社内と分けた方が安心できる理由
ICTサポートを社外と社内で分けることは、安心感を得るために重要な理由があります。
まずセキュリティの観点から見て、社外のサポートは機密情報の漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
社内のサポートでは従業員がアクセスできるため、機密データへの不正アクセスや情報の不適切な取り扱いの可能性があります。
一方厳格なセキュリティプロトコルに従って作業を行うため、情報漏洩のリスクが低くなります。
さらに専門知識と経験を持つ専門家によるサポートを受けることができます。
外部のサポート会社は幅広い経験と知識を持つ専門家を抱えており、最新のテクノロジーやベストプラクティスに精通しています。
そのため問題の迅速な解決や効率的なシステムの運用が期待できます。
独立して作業を進めることもできるでしょう。
社内のサポートは他の業務やプロジェクトにも関与している場合があり、対応に時間がかかることがあります。
一方専念して問題解決に取り組むことができるため、より迅速な対応が可能です。
最後に外部の目からの客観的な視点を持つことができます。
社内の人々は組織の中にいるため、ある程度の偏見や固定観念が生じる可能性があります。
一方、外部のサポートは客観的な視点を持ち、新たなアイデアや改善策を提案することができます。
これらの理由から、ICTサポートを分けることは安心感を得るために重要です。